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贵州医科大学行政公文处理实施细则
2015-06-02 07:36   审核人:

第一章 总则

第一条 为了使我校行政公文处理工作规范化、制度化和科学化,制定本实施细则。

第二条 公文是管理过程中所形成的具有规范体式的文书,是规范公务活动及管理工作的重要工具。

第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等相互关联和衔接的一系列工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密及涉密公文的安全。

第六条 各单位负责人应当高度重视公文的处理工作,加强对本单位公文处理工作的领导、监督、检查、办理、审批、报送。

第七条 各单位的办公室是公文处理的主要管理机构,主管本单位的公文处理工作并指导下级单位的公文处理工作。

第八条 各单位应当配备专职或特定的人员负责公文处理工作,适时对专职或特定的公文处理人员进行必要的培训。

第二章 公文种类

第九条 公文种类主要有:

(一)命令(令)

适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。

(二)决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)公告

适用于对内或对外宣布重要事项或者特定事项。

(四)通告

适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

(五)通知

适用于批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

(六)通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(七)报告

适用于向上级单位汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

(八)请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

(九)批复

适用于答复下级单位请示事项。

(十)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十一)函

适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十二)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”

(三)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称;联合行文,主办单位排列在前。

(四)发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文,只标明主办单位发文字号。

(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(七)主送单位指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

(八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

(九)公文除会议纪要形式发出的以外,应当由单位负责人签字并加盖印章;联合上报的公文,由各联合单位负责人签字并分别加盖印章。凡是上报公文时,必须附报公文正文的电子文档,院长办公室据实建立电子档案。联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。

(十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。

(十二)公文应当标注主题词。

(十三)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。

(十四)文字从左至右横写、横排。

第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十二条 行文应当确有必要,对可行可不行的公文,注重效用,坚决不行。

第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。各科级单位原则上不直接向学校请示和报告工作。各科级单位在工作中有需要向学校请示或报告的事项,应由其上属主管处级单位向学校报文;遇有紧急情况,各科级单位需直接向学校请示或报告工作时,应同时报送其上属主管处级单位。

第十四条 各单位不得对外正式行文;对应的业务处室需要通过学校向上级业务主管单位对外正式行文时,业务处室需要向校长办公室提出对外行文申请,同时向院长办公室提供相关数据、资料、基础文稿等(附电子文档),申请单位负责人需对所报材料签字确认并盖章,业务处室需对所提供的材料真实性和准确性负责。

第十五条 属于部门职限范围内的事务性工作安排,部门自主行文,部门之间需要联合行文的应当明确主办部门。须经学校审批的事项,经学校同意或者授权也可以由部门在职权范围内安排常规性工作或指导性工作的行文,文中应当注明经学校同意。

第十六条 各单位属于业务职能部门职权范围内的具体问题,应当直接报送业务职能部门处理,业务主管部门不能处理或者需要请示学校的,由业务职能部门向学校行文请示。

第十七条 各单位报送学校的任何公文,必须由主要负责人或主持工作的负责人签发或审核。报送重要事项的公文,必须由主要负责人签发用印,主要负责人外出期间由主持工作的负责人签发;一般事项的公文,可由分管负责人签发,但必须经主要负责人审核,并在公文签发人处注明“×××同志已阅”。

第十八条 有关单位报请学校审批的事项,凡涉及其他部门职权的,必须主动与相关部门充分协商,由主办部门主要负责人与相关部门负责人会签或联合报学校审批。部门之间有分歧的,主办部门主要负责人要亲自协商,协商后仍不能取得一致意见的,主办部门应列明各方理据,提出办理建议,与相关部门有关负责人会签后报学校决定。部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文,如擅自行文,学校将责令纠正或撤销,并追究相关负责人责任。

第十九条 各单位报请学校审批公文时,校长办公室认为有需要其他单位会签意见的,报送单位需在公文中补列相关单位会签意见后报送,校长办公室登记后根据校领导的分工分别呈报,并根据需要由校领导转请其他校领导核批,重大事项报校长办公会议讨论或者党委会审定。各单位一般不得将应报送校长办公室的公文直接报送校领导个人,校领导直接交办的个别事项和确需直接报送审批的特殊事项、重大突发事件等除外;确需向校领导个人报送公文时,一般不得多头分送,避免造成校领导交叉批示;确需分送的,应在首页注明分送情况。

第二十条 校领导明确要求单位或者部门负责人办理并报告办理结果的批示件,单位或部门负责人应抓紧办理,及时报告情况,反馈报告时附校领导批示原件或复印件。校领导批示多个部门的,主办和牵头部门要主动与其他部门沟通、协商,并汇总办理情况,相关部门要积极配合。确因特殊原因需要较长时间反馈办理情况的,要及时以书面形式向校长办公室说明,定期报告办理进展。

对校领导批请部门或部门负责人“阅”、“参阅”、“参考”等参阅性文件,可以不单独行文回复,重要事项除外。

第二十一条 向业务主管单位或者直属单位的重要行文,应当同时抄送直接上级单位。

第二十二条 “报告”不得夹带请示事项,对各单位的报告学校一般不予回复。“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,如需同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级单位。

第二十三条 除上级单位负责人直接交办的事项外,不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十四条 受双重领导的单位向上级单位行文时,应当写明主送和抄送。上级单位向受双重领导的下级单位行文,必要时应当抄送其另一上级单位。

第二十五条 各单位应严格执行公文报送有关规定。对不符合规定的公文,校长办公室不予受理或清退,由其报送单位按规范程序重新报送。院长办公室将定期对各单位报送学校的公文情况进行综合分析,并视情予以通报。

第五章 发文办理

第二十六条 发文办理指制发公文的过程,包括草拟、编排、审核、复核、印制、签发、用印、登记、分发等程序。

第二十七条 草拟公文应当做到:

(一)符合国家的法律、法规及学校的有关规定。如提出的工作计划、安排、规定等,要切实可行并加以说明。

(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送单位的行文关系确定。

(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”第四层为“(1)”。

(七)应当使用国家法定计量单位和规范的标识。

(八)文内使用简称时,应当先用全称并注明规范化简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(九) 公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。

第二十八条 公文送负责人签发前,应当审核其是否需要行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否标准等。

第二十九条 公文正式印制前,应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。

第六章 收文办理

第三十条 收文办理指对收到的公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十一条 收到下级单位上报需要办理的公文,文秘部门应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门职权的事项是否已协商和会签意见;文种使用、公文格式是否规范。

第三十二条 经审核,对符合本实施细则的公文,文秘部门应当及时办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。对不符合本实施细则规定的公文,经校长办公室负责人批准后,可以清退报送单位并说明理由。

第三十三条 相关单位收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

第三十四条 公文办理过程中遇有涉及其他单位职权的事项,主办单位应当主动与有关单位协商;如有分歧,主办单位主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级单位或者校领导协调或裁定。

第三十五条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

第三十六条 送负责人批示或者交有关单位办理的公文,文秘部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第七章 公文归档

第三十七条 公文办完后,应当根据国家档案有关管理规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十八条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映学校的主要工作情况,便于保管和利用。

第三十九条 联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十条 本单位负责人兼任其他单位职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职单位整理(立卷)、归档。

第四十一条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向学校档案部门移交。

第八章 公文管理

第四十二条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十三条 文秘部门应当建立健全本单位公文处理和管理有关制度。

第四十四条 上级单位的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级单位经负责人或者办公室主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

第四十五条 经批准公开在校园网办公系统发布的电子文档公文,同发文单位正式印发的纸质公文具有同等指导效力。

第四十六条 公文复印件作为正式公文使用时,应该加盖复印单位的证明章。

第四十七条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第四十八条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公室负责人批准,可以销毁。

第四十九条 销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文应当进行登记。

第五十条 单位合并时,全部公文应当随之合并管理。单位撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交学校档案部门。

工作人员调离工作时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章 附 则

第五十一条 行政法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。外事方面的公文,按照外事管理部门的有关规定处理。

第五十二条 本实施细则由院长办公室负责解释。

第五十三条 本实施细则自公布之日起施行,《贵州医科大学公文处理办法》(院行字〔2003〕11号)同时废止。

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